Переезд - нормальная часть жизни, но этот факт не делает ее менее напряженной. Это никогда не бывает легким решением, но многим компаниям приходится хотя бы раз переезжать в новое помещение, поскольку их потребности меняются. Независимо от того, переезжаете ли вы из-за быстрого роста, лучшего местоположения или охвата рынка, слишком легко потеряться в море бумажной волокиты и картонных коробок, которые накапливаются во время этого процесса, и все это при том, что у вас все еще есть бизнес, которым нужно управлять. Чтобы немного упростить ваш переезд https://gruzchik-moskwa.ru/, воспользуйтесь нашим планом проекта по переезду офиса (и загрузите его в виде электронной таблицы), который проведет вас через весь процесс переезда офиса, от планирования до распаковки вещей.
Приступая к работе
Задолго до того, как вы начнете собирать вещи, вам следует приступить к составлению плана переезда. На ранних стадиях это не обязательно должно быть полностью конкретным, но детали вашей стратегии должны становиться яснее по мере приближения перехода. Начните с общей картины, включая общий район, в котором вы планируете поселиться, условия аренды и потребности сотрудников.
Многие предприятия в конечном итоге переезжают из-за удобства доступа, поэтому и ваши клиенты, и сотрудники должны иметь доступ к вашему новому местоположению. Их удовлетворение должно быть одним из ваших главных приоритетов. Поймите общественное восприятие вашего бренда, а также атмосферу районов, которые вы рассматриваете, чтобы убедиться, что для вас имеет смысл переехать туда. Разработайте стратегию развития и расширения вашего бизнеса с учетом расширения, отметив новых сотрудников и требования к площади, которые могут вам понадобиться в течение следующих нескольких лет. Потребности каждой компании будут немного отличаться, поэтому подумайте о том, как вашему бизнесу придется адаптироваться к новой области и пространству.
После того, как вы приняли во внимание все эти факторы, вам следует начать поиск надежного брокера или агента по коммерческой недвижимости, который поможет вам в этом процессе. В некоторых случаях вы сможете самостоятельно найти подходящее место для офиса, но это может быть довольно сложным и трудоемким процессом. Более того, некоторые арендодатели работают только с брокерами по недвижимости, ограничивая ваши возможности. Некоторые предприятия редко могут детально рассмотреть помещение для сдачи в аренду без посредника, если только вы не являетесь частью крупной компании или корпорации.
Вам также следует обсудить переезд с вашими заинтересованными сторонами, включая инвесторов и сотрудников, поэтому вам нужен брокер, способный представить на рассмотрение несколько вариантов размещения. Не все офисы созданы равными, и не все доступные варианты впишутся в ваш порой ограниченный бюджет, поэтому вам захочется собрать и тщательно изучить разнообразный список возможных мест расположения офисов. Потратьте время и сравните преимущества и недостатки каждого местоположения. В реальном мире нет места, которое предлагало бы только преимущества, каким бы идеальным оно ни казалось.
Варианты размещения
Планирование переезда офиса - важнейшее деловое решение, поэтому, конечно, к нему не следует относиться легкомысленно. Скорее всего, вы будете называть свой новый офис домом в течение следующих нескольких лет или десятилетий, а это означает, что вам следует тщательно обдумать свои мотивы и потребности, стоящие за переездом. Что еще более важно, вам необходимо знать в мельчайших деталях, как новый офис будет удовлетворять ваши насущные бизнес-потребности. Оцените все ваши текущие расходы и сравните их с новым местоположением офиса. Примите во внимание все услуги, необходимые вам для бесперебойного ведения вашего бизнеса, и внесите их в список, чтобы проверить, насколько новое место соотносится с вашей текущей инфраструктурой. В настоящее время существует множество различных способов арендовать офисные помещения.
Традиционный маршрут - классическое арендованное здание. В соответствии с этой моделью вы, скорее всего, будете платить ежемесячную плату за свое помещение, что также часто потребует многолетней аренды. Вы заперты в этом пространстве на некоторое время, поэтому очень важно, чтобы оно отвечало большинству ваших потребностей. Этот вариант стабилен и позволяет вам каждый день приходить на работу в полностью оборудованном помещении, что идеально подходит для компаний, которые хотят оставаться в своем новом помещении в течение длительного времени.
Новым вариантом, который особенно подходит для новых компаний и стартапов, является коворкинг, который позволяет вам арендовать помещение внутри более крупного объекта, которое совместно используется другими компаниями, командами и фрилансерами. Скорее всего, вам не придется подписывать договор аренды, что упростит его расторжение и переезд, если вы найдете лучшее место для развития вашего бренда. Коворкинг особенно популярен среди молодежи, позволяя им работать бок о бок с другими молодыми специалистами с разным образованием и опытом. Однако вам придется хотя бы немного пойти на компромисс в отношении конфиденциальности. Только вы можете выбрать подходящее помещение для вашего переезда, поэтому убедитесь, что вы рассматриваете все доступные вам варианты, даже менее очевидные. Вы можете быть удивлены, узнав, какое место в итоге идеально подходит.
Требования к офису
Теперь, когда вы рассматриваете различные помещения, пришло время стать разборчивым. Сосредоточьтесь на мельчайших деталях, которые в дальнейшем могут стать огромными проблемами. Прежде всего, убедитесь, что вы можете позволить себе арендную плату, принимая во внимание тот факт, что вы, скорее всего, будете подписывать договор аренды. Другими очевидными соображениями должны быть: предлагает ли арендодатель страховку, может ли офис вместить всех с комфортом и легко ли его масштабировать для будущего роста. Но есть множество других факторов, которые следует учитывать при обсуждении.
Обратите внимание на большое количество конференц-залов. Убедитесь, что в помещение встроены системы отопления и охлаждения. Включают в себя такие удобства, как кухня, места общего пользования, несколько ванных комнат и даже душевые кабины. Прочешите окрестности в поисках ресторанов, магазинов и кафе. Подумайте об общественном транспорте и парковке. Убедитесь, что клиенты и сотрудники будут чувствовать себя в безопасности и смогут легко найти вас. Подсчитайте количество электрических розеток. Эти детали создадут или разрушат ваше новое пространство.
Готовлюсь
Вам следует начать составлять бюджет, состоящий из текущих показателей и расходов, связанных с вашим новым местоположением. Расходы могут быть как ниже, так и выше в зависимости от причины переезда, поэтому вам решать, оправданы ли эти расходы с финансовой точки зрения. Вам также нужно будет спланировать расходы на переезд и любые ухабы на дороге, которые могут возникнуть. Расходы на переезд включают профессиональных грузчиков, доставку офисной мебели и убытки из-за простоя во время переезда. Это единовременные расходы, но они все равно влияют на ваш конечный результат, поэтому планируйте тщательно.
После того как вы выбрали свое новое место, вам необходимо доработать план проекта по переезду офиса, чтобы максимально упростить этот процесс. Прежде чем прибудут грузовики для переезда, убедитесь, что вы оформили договор аренды на новое место и уведомили своего нынешнего арендодателя о дате вашего переезда. Сообщите своим сотрудникам заблаговременно о дате и месте переезда. Создайте общий список всего, например почтовых служб и банковских счетов, на которые может повлиять переезд, а затем отправьте им уведомления о переезде. Сделайте предложение и составьте проект контракта с транспортной компанией. Вы также можете рассмотреть возможность найма дизайнера интерьера для нового офиса. Проведите встречу со всеми, кто связан с переездом на ваше новое место, по крайней мере за три недели до этого, чтобы убедиться, что все детали проработаны и все обязанности четко определены.
Перед переездом
Теперь пришло время перейти к мелким деталям. Вам следует зарезервировать лифты и погрузочные площадки на день переезда и провести инвентаризацию всего, что вы планируете взять с собой. Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы сначала спланировать перемещение любых предметов первой необходимости, а затем заняться более крупными предметами. Еще одна лучшая практика - пометить все коробки перед перемещением. Проверьте свои ключи от здания и храните их в надежном месте. Организуйте хранение или утилизацию старых файлов. Изучите обновленные или новые контракты на Интернет, коммунальные услуги, канцелярские принадлежности и другое оборудование, такое как принтеры. Закажите обновленные канцелярские принадлежности, визитные карточки и чеки, а также любую новую офисную мебель или декор, которые вам могут понадобиться. Убедитесь, что вы внесены в каталог новых зданий.
Что касается сотрудников, то есть множество других способов подготовиться. Организуйте комитет по переезду персонала, если есть достаточный интерес или потребность, а затем делегируйте обязанности. Запланируйте и подготовьте повестку дня собрания по поводу переезда сотрудника. Доработайте новый план рассадки или планировку помещений. Назначьте руководителей по переездам из каждого отдела, которые смогут рассмотреть более конкретные потребности. Запланируйте обучение процедурам безопасности после переезда. Раздайте карты доступа и ключи своим сотрудникам для удобства доступа. Разработайте генеральный график проекта по переселению, включая упаковку, распаковку, хранение и уборку. Вы хотите приступить к работе как можно скорее после переезда. Проверьте свою страховку на переезд, установите процедуры безопасности и убедитесь, что вы можете получить доступ к новому местоположению. Организуйте для своих сотрудников экскурсию по новым помещениям за несколько недель до переезда, чтобы ознакомиться с новым пространством.
День переезда
Благодаря тщательному планированию перед важным днем, когда он действительно наступает, это может показаться разочаровывающим. Договоритесь с управляющим вашим зданием о включении кондиционера во время переезда. Приступайте к установке крупного оборудования, такого как серверы, как можно скорее. Следите за своим списком экстренных контактов специалистов по обслуживанию лифтов, коммунальным услугам, Интернету и переезду. Безопасность - ваш первый и самый большой приоритет. Пока идет процесс, убедитесь, что вы фокусируетесь как на общей картине, так и на более мелких деталях, следя за тем, чтобы каждый знал свою роль и вносил равный вклад. У ваших сотрудников должен быть выходной, и вы, скорее всего, переедете в выходные.
После переезда
Все уже внутри, и грузчики уехали. Теперь начинается более тяжелая работа. Установите и протестируйте свои маршрутизаторы, компьютеры, телефоны и принтеры, убедившись, что каждый из них работает, и устраняя неполадки по ходу дела. Разработайте и распространите внутри компании новый список телефонов и карту офиса с указанием местонахождения отделов, администраторов и менеджеров по персоналу. Завершите подробный осмотр помещения, отметив любые проблемы или повреждения, о которых следует сообщить транспортной компании или владельцу здания. Сверьте окончательный счет-фактуру транспортной компании с вашим контрактом.