Надлежащая проектная документация – что это?

Надлежащая проектная документация является неотъемлемой частью управления проектом. Документирование основных процессов проекта и информации помогает организовать проект эффективным и простым для понимания образом и в конечном итоге обеспечить его успех.

В этой статье мы рассмотрим, почему важна проектная документация, и рассмотрим основные и другие полезные проектные документы, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это хорошо регламентируется в 87 постановление утверждённое в 2022 г.

Надлежащая проектная документация

Что входит практически в любую проектную документацию:

Инициирование проекта

  • План проекта
  • Устав проекта
  • Документ о бизнес-требованиях
  • техническое задание
  • Планирование проекта

Проектное предложение

  • Устав команды
  • Бюджет проекта
  • Коммуникационный план проекта
  • График проекта
  • Структура разбивки работы
  • Реестр рисков
  • Заявление о масштабах проекта
  • Реестр заинтересованных сторон
  • Организационная схема проекта

Выполнение и закрытие проекта

  • Отчет о состоянии проекта
  • Закрытие проекта
  • полученные знания

 

Что такое проектная документация?

Проектная документация предполагает создание и ведение документов по управлению проектом на протяжении различных этапов жизненного цикла проекта. Эти проектные документы позволяют руководителю проекта надлежащим образом управлять, контролировать и реализовывать проект.

Важность проектной документации

Таким образом, документирование важных деталей проекта помогает вам и команде убедиться в том, что реализуемые идеи действительно имеют смысл. Проектная документация упрощает разъяснение ожиданий и целей проекта, разбивку результатов на управляемые задачи, управление ресурсами и информирование всех заинтересованных сторон на одной странице.

Кроме того, это также помогает при:

  • Сохранение знаний, собранных в ходе прошлых проектов, что позволяет упростить привлечение новых сотрудников или новых членов проектной команды.
  • Повышение ясности и прозрачности рабочих процессов команды, что позволяет улучшить межфункциональную согласованность команды.

 

Топ-10 важнейших понятий входящие в проектные документы

План проекта

План управления проектом – или проектный план – это всеобъемлющий документ, в котором описывается, как выполняется проект, осуществляется его мониторинг и контроль. Он может включать исходные данные, планы управления вспомогательными подразделениями и другие документы планирования. В нем освещается жизненно важная информация о проекте, такая как крайние сроки, задания и ключевые этапы, и обычно представлена в виде диаграммы Ганта.

Устав проекта

Устав проекта - это краткий документ, который объясняет, что влечет за собой проект. В нем описываются цели проекта, кто участвует и их обязанности, а также заинтересованные стороны, а также определяются полномочия руководителя проекта. Он создан в соответствии с бизнес-обоснованием проекта, описанным спонсором проекта.

Документ о бизнес-требованиях

Документ бизнес-требований объясняет бизнес-решение для проекта, основанное на потребностях бизнеса или заказчика. В нем описывается цель проекта, предоставляемое им бизнес-решение, особенности и функциональные возможности, а также сроки реализации проекта. В нем обобщаются данные заинтересованных сторон и анализ текущей бизнес-ситуации, чтобы обеспечить технологически нейтральное описание того, что должен делать продукт.

Бюджет проекта

Бюджет проекта - это общая сметная стоимость проекта. Он включает в себя подробную оценку всех затрат, таких как затраты на оплату труда, затраты на закупку материалов и эксплуатационные расходы, которые, вероятно, будут понесены во время выполнения проектных задач на каждом этапе проекта. Это помогает определить ожидаемые расходы и получить одобрение проекта от заинтересованных сторон, обеспечить готовность средств в нужное время и измерить эффективность.

График проекта

График проекта - это временная шкала вашего проекта, она состоит из всех последовательных задач, действий и этапов, которые необходимо выполнить в определенные сроки. Создание графика проекта - это способ сообщить обо всех задачах, которые необходимо выполнить, при этом уточняя, какие ресурсы необходимы и в какие сроки.

Реестр рисков

Реестр рисков, который также называют журналом рисков, представляет собой документ, содержащий информацию о выявленных рисках, таких как характер риска, уровень риска, кто несет за него ответственность, а также принятые превентивные меры и корректирующие действия. Он служит основой для мозгового штурма для определения рисков и базой данных о возможных рисках и мерах по их снижению.

Заявление о масштабах проекта

Заявление о масштабах проекта описывает работу, которую необходимо выполнить для достижения результатов проекта в срок и в рамках бюджета. Документ с описанием объема проекта описывает, что доставляется (в пределах объема), что не доставляется (выходит за рамки), предположения для уточнения результатов и требования высокого уровня.

Коммуникационный план проекта

Коммуникационный план проекта - это руководство по тому, что, когда и как ключевая информация о проекте будет передаваться через определенные промежутки времени заинтересованным сторонам, инвестирующим средства. Он включает в себя, какого рода информация будет распространяться, кому и как часто она будет обновляться.

Отчет о состоянии проекта

Отчет о состоянии проекта - это документ, в котором описывается общий прогресс проекта в соответствии с прогнозируемым планом проекта. Это помогает информировать все заинтересованные стороны проекта об информации высокого уровня, такой как основные этапы, выполненная работа, риски и препятствия.

Закрытие проекта

Отчет о закрытии проекта - это документ, который формализует закрытие проекта. Хотя это помогает определить, был ли проект успешным или нет, это обеспечивает подтверждение того, что критерии для принятия клиентом были выполнены, и запрашивает разрешение от спонсора проекта для закрытия проекта.

 

Другие полезные документы по управлению проектами

Хотя документы, которые мы перечислили выше, необходимы для обеспечения успеха проекта, существует множество других проектных документов, которые в дальнейшем будут способствовать ускорению его успешного завершения.

Техническое задание

Техническое задание - это документ, который описывает требования проекта. Он служит соглашением между клиентом и агентством или поставщиком услуг и определяет весь объем работ, связанных с поставщиком, результаты проекта, затраты и сроки.

Проектное предложение

Проектное предложение - это документ, в котором перечислены все аспекты проекта, включая его предысторию, видение, цели, задачи, требования, владельцев, связанные с ними риски и т.д. Его цель - предоставить краткое изложение деталей проекта и заручиться поддержкой идеи проекта со стороны заинтересованных сторон.

Устав команды

Устав команды в основном объясняет, как команда планирует выполнять свою работу. Она фокусируется на том, почему команда существует, на целях, для достижения которых она предназначена, и на том, как она собирается их достигать. Цель устава команды - объединить всех на одной странице и держать их сосредоточенными.

Структура разбивки работы

Структура разбивки работ - это диаграмма, которая помогает разбить крупные проекты на более мелкие и управляемые части, которые содержат результаты проекта, которые он завершит. Он делит результаты проекта на промежуточные результаты и рабочие пакеты, которые определяют работу, продолжительность и затраты для задач, которые необходимо выполнить.

Реестр заинтересованных сторон

Реестр заинтересованных сторон - это документ, в котором содержится подробная информация о заинтересованных сторонах проекта. Здесь указаны их имена, контактные данные, роль, которую они играют в проекте, их полномочия по принятию проектных решений, а также их потребности, опасения и ожидания. Это служит основой для формирования команды, распределения ролей и обязанностей, определения критериев успеха и планирования взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Организационная схема проекта

Организационная схема проекта - это визуальное представление членов команды и ролей, которые они играют в данном проекте. Это иллюстрирует иерархию и отношения отчетности между членами команды. Они помогают с распределением ресурсов, уточнением обязанностей и установлением ожиданий относительно усилий, требуемых от каждого человека.

Организационная схема проекта

Отчет об извлеченных уроках можно использовать для документирования всех ключевых проблем, рисков, неопределенностей и препятствий, с которыми вы столкнулись в ходе проекта, а также своевременных решений, которые вы внедрили. Отчеты об извлеченных уроках предназначены для того, чтобы направлять вас в работе по достижению желаемых результатов, поэтому они помогут вам и другим, кто будет работать над аналогичным проектом в будущем, избежать трудностей и легко достичь ожидаемого результата.