Проектная документация использует детали этапов проектной документации
Руководителям по управлению проектами часто задают распространенный вопрос: в чем важность проектной документации и как я могу убедиться, что правильно выполняю свои функции. Будет ли экспертиза проектной документации проведена успешно. Нет никаких сомнений в том, что проектная документация является жизненно важной частью обучения управлению проектами. Это подтверждают две основные функции документации: убедиться в том, что требования проекта выполнены, и установить возможность отслеживания того, что было сделано, кто это сделал и когда это было сделано.
Документация должна закладывать основу для качества, прослеживаемости и истории как для отдельного документа, так и для полной проектной документации. Также важно, чтобы документация была хорошо составлена, удобочитаема и адекватна. Это позволит пройти любую экспертизу проектной документации.
Использование проектной документации
Опытные менеджеры проектов преуспевают в создании стандартных шаблонов для своих проектных документов и следовании им. Они повторно используют успешные проектные планы, бизнес-кейсы, таблицы требований и отчеты о состоянии проекта, чтобы помочь им сосредоточиться на своей основной компетенции по управлению проектом, а не балансировать между неуправляемой бумажной работой.
Управление проектом обычно проходит через основные этапы: инициирование, планирование, контроль и закрытие.
Детали проекта
Подробная информация об этапах подготовки проектной документации
Технико-экономическое обоснование
Цель технико-экономического обоснования состоит в том, чтобы исследовать и продемонстрировать требования к задаче и определить, является ли проект целесообразным и осуществимым. Осуществимость проверяется пятью основными факторами – технологией и системой, экономическими, юридическими, эксплуатационными и графиком. Вторичные факторы осуществимости включают рыночные, ресурсные, культурные и финансовые факторы.
Устав проекта
Устав проекта иногда также известен как заявление об обзоре проекта. Устав проекта включает в себя компоненты планирования высокого уровня проекта, закладывающие основу для проекта. Он действует как якорь, привязывающий вас к целям проекта и направляющий вас как навигатора по этапам. Это официальное одобрение проекта.
Спецификация требований
Документ спецификации требований представляет собой полное описание разрабатываемой системы. Он содержит все взаимодействия пользователей с системой, а также нефункциональные требования.
Проектный документ
Проектный документ демонстрирует компоненты системы проектирования высокого или низкого уровня. Проектный документ, используемый для высокоуровневого проектирования, постепенно эволюционирует и включает в себя детали низкоуровневого проектирования. В этом документе описываются архитектурные стратегии системы.
План работы/Смета
План работы определяет этапы, виды деятельности и задачи, необходимые для реализации проекта. Временные рамки, необходимые для реализации проекта, а также ресурсы и основные этапы, также указаны в рабочем плане. На план работы постоянно ссылаются на протяжении всего проекта. Фактический прогресс ежедневно сравнивается с заявленным планом и, следовательно, является наиболее важным документом для успешной реализации проектов.
Матрица прослеживаемости
Матрица прослеживаемости - это таблица, которая прослеживает требование до тестов, необходимых для проверки выполнения требования. Полезная матрица прослеживаемости обеспечит обратную и передовую прослеживаемость: требование может быть прослежено до теста, а тест - до требования.
Отслеживание проблем
Средство отслеживания проблем управляет списком проблем и поддерживает его. Это помогает добавлять проблемы, назначать их людям и отслеживать статус и текущие обязанности. Это также помогает создать базу знаний, содержащую информацию о решениях распространенных проблем.
Документ по управлению изменениями
Документ управления изменениями используется для отслеживания прогресса и записи всех изменений, внесенных в систему. Это помогает увязать непредвиденные неблагоприятные последствия изменений.
Технический документ
Технический документ включает определение и спецификацию продукта, дизайн, производство /разработку, обеспечение качества, ответственность за продукт /систему, презентацию продукта, описание характеристик, функций и интерфейсов, безопасное и правильное использование, обслуживание и ремонт технического продукта, а также его безопасную утилизацию.
Функциональный документ
Функциональные спецификации определяют внутреннюю работу предлагаемой системы. Они не включают спецификацию того, как будет реализована системная функция. Вместо этого эта проектная документация фокусируется на том, что различные другие агенты (такие как люди или компьютер) могут наблюдать при взаимодействии с системой.
Руководство пользователя
Руководство пользователя - это стандартная процедура работы системы.
План перехода/развертывания
План внедрения включает подробные инструкции о том, как внедрить систему в организации. Он состоит из схематического планирования этапов и фаз внедрения. В нем также описывается план обучения для системы.
Документ о передаче
Документ о передаче представляет собой краткое описание системы с перечислением всех результатов работы системы.
Закрытие контракта
Закрытие контракта относится к процессу выполнения всех задач и условий, которые указаны как подлежащие выполнению и невыполненные при первоначальном составлении контракта. Это применимо только в случаях аутсорсинговых проектов.
Надлежащая проектная документация, несомненно, является обязательным элементом управления проектами, но она также чрезвычайно полезна для обеспечения быстрого продвижения проектов, обеспечения максимальной информированности всех заинтересованных сторон и оказания помощи организации в совершенствовании будущих проектов.